AUDIT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Berbagai cara dapat ditempuh untuk menetapkan bentuk pelembagaan satuan pengolahan data. Akan tetapi cara apapun yang ditempuh oleh manajemen dalam pelembagaan satuan kerja ini, prinsip yang sangat mendasar yang harus dipegang teguh ialah bahwa manajer tertinggi yang memimpin satuan kerja tersebut haruslah sedekat mungkin dengan para pengambil keputusan kunci, yaitu para anggota manajemen pucak. Terdapat paling sedikit tiga alasn yang sangat kuat mengapa demikian halnya. Pertama : Satuan kerja pengolahan data perlu diberi “status terhormat” dan berada pada eselon organisasi yang tinggi. Kedua : Manajer tertinggi dalam lingkungan satuan kerja pengolah data mutlak perlu mengetahui berbagai berbagai keputusan strategis yang di ambil oleh para manajemen puncak memahami latar belakan keputusan tersebut, bahkan diharapkan turut berperan dalam mengambil keputusan tersebut. Ketiga : Dengan statusnya yang tinggi dan pengetahuan implikasi berbagai keputusan yang diambil, para pimpinan berbagai komponen dan satuan kerja dalam lingkungan organisasi akan bersikap terbuka, artinya bersedia memberikan berbagai data untuk diolah.
Yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan ialah pola pengambilan keputusan yang berlaku organisasi. Tergantung pada gaya manajerial yang dominan dalam penerapannya, ada pola pengambilan keputusan yang sifatnya sentralistik, akan tetapi ada pula yang berssifat desentralistik. Pola desentralistiklah yang sesungguhnya lebih tepat digunakan, sebab jika pola sentralistik tetap diterapkan, maka manajemen puncak akan terus mempertahankan gaya kepemimpinannya yang bersifat otokratik.
Audit manajemen pengolahan data dimaksudkan untuk meneliti dan mempelajari konfigurasi organisasional tersebut. Sasaran utamanya adalah untuk memperoleh bahan yang akurat dan factual tentang tepat tidaknya struktur organisasi satuan kerja pengolahan data tersebut. Selanjutnya untuk mencapai sasaran yang efisien, efektivitas, dan produktivitas kerja dapat dicapai, audit manajemen pengolah data harus pula memahami struktur organisasi perusahaan sebagai keseluruhan termasuk stratifikasi atau jenjang pengambilan keputusan yang harus didukung oleh satuan kerja pengolahan data.

Read More

Implementasi sistem

Implementasi sistem merupakan proses pemasangan atau instalasi dan mengujicobakan rancangan SIA dalam kegiatan operasional perusahaan. Proses ini mencakup penyusunan rencana, pembuatan dan pengujian perangkat lunak, penyiapan lokasi penglahan data, pemilihan dan pelatihan karyawan, penyusunan dokumentasi, dan pengujian sistem.



a. Perencanaan Implementasi
Rencana Implementasi mancakup tugas implementasi, target tanggal penyelesaian estimasi biaya, dan personil yang bertanggung jawab terhadap peerjaan implementasi. Rencana ini menetapkan kapan implementasi harus selesai dan kapan SIA tersebut dapat dipakai. Tim implementasi harus mengidentifikasi faktor-faktor risiko yang menurunkan tingkat keberhasilan implementasi, dan rencana tersebut harus pula berisi strategi untuk mengatasi risiko tersebut.

Teknik Perencanaan


PERT (Program Evaluation and review technique)

adalah sebuah metode atau teknik yang menghendaki bahwa semua hubungan antara aktivitas, aktivitas sebelumnya, dan aktivitas sesudahnya telah diidentifikasi.


GANTT Chart

yaitu sebuah bagan yang berisi matriks berhubungan antara skedul waktu dan daftar kegiatan yang terlibat dalam sebuah pekerjaan.
Penyusunan dan Pengujian Program
Tahap tahap yang harus diikuti dalam penyusunan perangkat lunak adalah :


1. Menentukan Kebutuhan Pemakai (User)
2. Menyusun Rencana
3. Menulis Program Komputer
4. Menguji Program
5. Dokumentasi Program
6. Melatih Pemakai Program
7. Memasang dan Menggunakan Program
Proses Penyiapan Lokasi Pemrosesan Data (Site Preparation)



Penyiapan lokasi (ruangan) pengolahan data sangat tergantung pada konfigurasi perangkat keras yang akan digunakan. Jika perusahaan menggunakan komputer mikro atau komputer mini, maka hal ini hanya memerlukan area yang kecil untuk lokasi pengolahan data. Namun jika perusahaan menggunakan komputer besar, tentunya memerlukan ruang yang lebih luas untuk menempatkan outlet elektronik tambahan, fasilitas komunikasi, pengendalian kelembaban udara, penyinaran atau lampu khusus, dan AC. Selain itu juga dibutuhkan tempat untuk memasang sistem pengamanan seperti pelindung kebakaran dan power supply cadangan. Ruang tersebut terutama diperlukan untu menempatkan peralatan, alat penyinpanan dan untuk kantor.

Memilih dan Melatih Karyawan


Karyawan dapat direkrut dalam dari luar perusahaan atau ditransfer sacara internal. Cara kedua merupakan cara yang lebih murah dan lebih efektif, karena karyawan paling tidak sudah lebih memahami kegiatandan operasi perusahaan.


Pembuatan Dokumentasi


Tiga jenis Dokumrntasi yang harus dibuat oleh perancang sistem untuk mendokumentasikan sistem adalah :


Dokumentasi Penyusunan (development Documentation)
Dokumrntasi Operasi (Opratiom Documentation)
Dokumentasi Pemakai (User Documentation)



Pengujian Sistem


Tahap ini merupakan tahap yang paling penting, karena salah satu penyebab gagalnya SIA adalah memadainya proses pengujian yang dilakukan. Bentuk-bentuk pengujian yang dapat dilakukan antara lain :


Wlak-through yaitu review prosedur atau logika program setahap demi setahap
Processing of test transaction yaitu cara untuk menentukan apakah sebuah program beropoerasi sebagaimana yang direncanakan.

Acceptance test yaitu tes yang dilakukan dengan menggunakan transaksi dan file sebenarnya.

Read More

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

1. Perancangan Fisik Sistem
Pada tahap ini, perusahaan menentukan bagaimana cara menerapkan hasil rancangan konsep SIA. Perancangan fisik menerjemahkan rancangan konsep yang masih bersifat umum dan berorientasi kepada user, kedalam spesifikasi rinci, yang digunakan untuk membuat dan menguji program komputer. Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap ini mencakup perancangan output, input, pembuatan file dan database, penulisan program komputer, penyusunan prosedur, dan pembangunan elemen pengawasan dalam SIA.

a. Perancangan Output Sistem
Tujuan dilakukan perancangan output adalah untuk menentukan sifat, bentuk, isi, dan waktu atau saat pencetakan laporan, dokumen, dan penayangan di layar monitor. Perancangan Output memerlukan kerjasama antara pemakai dan perancang sistem. Pertimbangan-pertimbangan dalam merancang output antara lain adalah :
Penggunaan ;
Medium;
Format;
Lokasi;
Akses;
Detail (rincian);
Frakuensi Output.

b. Perancangan File dan Database
Pertimbangan Utama dalam merancang File dan Database sebuah sistem informasi secara rinci mencakup hal-hal berikut
Media; Haruskah data disimpan dalam media penyimpanan?
Metoda Pemrosesan; Haruskah digunakan metoda kelompok atau metoda langsung seketika<
Pemeliharaan; Ada prosedur yang dapat digunakan untuk memelihara data secara efektif
Ukuran; berapa banyak record yang dihapus atau disimpan dalam database dan seberapa cepat jumlah record yang perlu diperbarui?

c. Perancangan Input
Ketika mengevaluasi perancangan input, tim perancang sistem harus
mengidentifikasi jenis input data dan metoda input yang optimal.
Pertimbangan dalam merancang input mencakup hal-hal sbb:
Media
Sumber
Format
Jenis
Volume
Frakuensi
Biaya
Koneksi dan deteksi kesalahan
d. Perancangan Program
Pembuatan program komputer merupakan salah satu kegiatan yang paling banyak menyita waktu. Cara-cara yang dapat digunakan untuk memperbaiki penyusunan program adalah :
Modul; yaitu memecah program menjadi satuan lebih kecil untuk mengurangi kompleksitas dan meningkatkan daya andal daya modifikasi.
Common Routines; yaitu menggunakan seperangkat struktur dasar penulisan untuk program-program sederhana.
Walk-through; yaitu mencermati struktur program yang berguna untuk menemukan kesalahan logika, penulisan, dan masalah pemrograman lainnya.
Pendekatan Tim; yaitu menggunakan tim yang terdiri atas seorang pemrogram utama, asisten pemrogram, dan seorang sekretaris pemrogram.

e. Perancangan Prosedur
Setiap orang berinteraksi dengan sistem informasi baru, harus mengikuti prosedur yang menjawab pertanyaan-pertanyaan siapa, apa, dimana, kapan, mengapa, dan bagaimana yang berkaitan dengan seluruh aktivitas sistem informasi. Prosedur harus mencakup penyiapan input, pemrosesan transaksi, pendeteksian dan pembetulan kesalahan, pengawasan/pengendalian, rekonsiliasi saldo, akses database, penyiapan dan distribusi output, dan instruksi operator komputer.

f. Perancangan Pengawasan
Dalam sistem komputer dikenal istilah “garbage-in garbage-out” (GIGO), yang artinya jika ada yang masuk sampah, maka yang keluar juga sampah. Dalam pengolahan data, jika input yang masuk salah, maka outputnya juga akan salah. Istilah ini menekankan pada pentingnya perusahaan untuk melakukan pengawasan input, pemrosesan dan fungsi database secara tepat agar dapat menghasilkan informasi yang bernilai dan bermanfaat bagi pemakai. Jenis-jenis pengawasan yang dapat diterapkan antara lain :
Validitas
Otoritas
Akurasi
Akses
Pengawasan Penomoran
Jejak Audit

Read More